Intet referat foreligger.
Leder tok opp en del problemstillinger som ble diskutert av møtet, alt under spørsmålet "Hvordan holde liv i foreningen?"
Formålet er vedtekstfesta og evt. endring krever at det fremmes forslag til (neste) generalforsamling. Fra gjeldende vedtekter siteres:
§1 Hovedformål:
Arbeide for å fremme Jan Mayens kultur, natur og miljø.
Arbeide som støttegruppe for kulturvern: bevaring og ivaretagelse av historisk materiale og av fysiske rester av menneskelig aktivitet på øya.
Andre formål:
Arbeide for periodevise samlinger for besetningsmedlemmer som har tjenestegjort på Jan Mayen: Jan Mayen treff.
Det er eiernes ansvar å drive vedlikehold, ikke foreningens. Men vi har fått tilskudd for å utføre vedlikehold for dem.
Vi samarbeider med flere instanser, hovedsakelig:
Trykker vi på feil knapper?
Transporten, hvor vi er uprioritert, gjør at vi ikke får mulighet til å oppfylle formål og plikter med hensyn til vedlikehold. Det må satses på å løfte fokus oppover i systemene, stasjonssjefen og driftskoordinator er på for lavt nivå. Foreningen må å bli en mer attraktiv part. Det er mye kompetanse i foreningen og vi skal være en relevant, viktig og synlig part i spørsmål som gjelder Jan Mayen.
Kreml
Arbeidet med Kreml har stoppa opp, hovedsakelig pga mangel på skyss. Vi opplever at vi ikke blir ikke prioritert. Det ble stilt spørsmål om ansvarsfordeling. Det er ingen formell avtale med Fiskeridepartementet eller Forsvarsbygg. Kan vi få en kontrakt om drift, vedlikehold, eierskap/leie, disposisjonsrett, utleie osv.? En slik avtale bør gi oss et bedre fotfeste og økt prioritet på transport. Det kom også forslag om å benytte Kreml som museum. Det er Tromsø museum som eier gjenstandene i monterne i hovedbygget. Det kreves i så fall overrislingsanlegg osv.
Rekrutteringen er heller dårlig. Hva kan gjøres for å markedsføre foreningen bedre og få flere medlemmer? Nettsidene har stort forbedringspotensial, og nytt design og funksjonalitet er på gang. Det kom forslag om å lage en informasjonsfolder og/eller -oppslag til ansatte på Jan Mayen («vervebrosjyre»), be eksisterende medlemmer kontakte potensielle nye medlemmer («verving»), opprette gjestebok og/eller Facebook-side. Det bør drives medlemspleie. Bør det legges mer vekt på det sosiale aspektet i foreningen, bl.a. med flere treff, kanskje regionalt?
Innmeldingsskjemaet ligger fortsatt på Vidars nettsider – det må flyttes til foreningens sider. Nye blir nå bare registrert, men ikke fulgt opp. Det må bli et system på å sende ut velkomsthilsen og informasjon om foreningen og dens aktiviteter.
Innkreving av medlemskontingent bør bli mer effektiv. En kan f.eks. sende påminnelse via epost eller sms. Betalingsfrist og påminnelse kan kunngjøres på nettsidene. Men ikke alle er «på lufta», spesielt de eldre, så en kan ikke kutte ut papiret helt. Skal en sende ut brev med giro eller holder det å oppgi beløp og kontonummer i disse nettbank-tider?
Dette avslutter referatet fra medlemsmøtet. Protokoll fra generalforsamling er et eget dokument.